Hasznos tanácsok könyvelőválasztáshoz

Kössünk szerződést

Nagyon fontos, hogy szerződést kössünk, amelyben pontosan rögzítve vannak a könyvelő és az ügyfél feladatai, kötelességei. Ezáltal mindkét fél pontosan tudja, mit kérhet, és várhat el a másiktól, meghatározott keretek között folyhat a közös munka, hogy a könyvelés rendben menjen, zavartalan legyen az együttműködés a könyvelő és megbízó között.

A feddhetetlenül működő könyvelő iroda számlát ad a könyvelési díjról.  

Bizalom és titoktartás

Könyvelőiroda, könyvelő választásánál fontos a referencia, a szakmai tapasztalat, az iroda megközelíthetősége, de emellett nagyon fontos szempont, hogy szimpatikus-e az illető szakember, úgy érezzük-e, hogy maximálisan megbízunk benne. Könyvelőt általában hosszú távra választunk, és legyen nagyszerű szakember, nem lesz sikeres a közös munka, ha emberileg nem értjük meg egymást.

A bizalom mellett több biztosítékra is szükségünk van, hiszen a könyvelő ügyfele egész életébe belelát, a vállalkozás egyik fő pillérét tartja a kezében. Szerződésben szükséges rögzíteni a titoktartási garanciákat, titoktartási kötelezettséget és ez az iratok elévülési idején túlmenő időszakra is vonatkozzon. Ez nem csak annyit jelent, hogy a könyvelő köteles megtartani az ügyfele titkait, hanem azt is, hogy az ügyfél sem adja tovább a könyvelőirodával kapcsolatos tudomására jutott információkat.

Jó jel és hasznos is, ha a könyvelő irodának, könyvelő vállalkozásnak van honlapja, Facebook oldala, ahol naprakészen követi a változásokat, számunkra érdekes, előrevivő információkat közöl. Így jobban bízhatunk abban, hogy minket is naprakészen tájékoztat majd.

Felelősség

A könyvelőt a Ptk. kötelezi arra, hogy felelősséget vállaljon a munkájáért.

A neki fel nem róható külső körülményekért (pl. nem kap meg időben egy bizonylatot) viszont nem vállalhat felelősséget. Az anyagi felelősség viszont már nem tartozik bele a Ptk. szerinti garanciába. Az anyagi felelősséget bele kell foglalni a szerződésbe.

Fontos, hogy rendelkezzen felelősségbiztosítással, mert ha munkája során hibázik, pl. egy bevallást rosszul, vagy késve nyújt be, akkor az adóhatóság elsődlegesen nem a könyvelőt, hanem a vállalkozást bünteti meg. Ha könyvelőnknek van felelősségbiztosítása, abból ki tudja fizetni az esetlegesen okozott kárt.

Mi nem tartozik a könyvelő alapvető feladatai közé

A befogadott számlák valóságtartalmának ellenőrzése, hozzájuk kapcsolódó szerződések, teljesítési igazolások elkészítése, a banki utalások határidőre történő teljesítése, a házipénztár kezelése, a vállalkozás partnereivel való kapcsolattartás, lezárt üzleti év iratainak tárolása és őrzése, az előző könyvelő által elkövetett esetleges hibák korrigálása. Amennyiben ezekből is szeretnénk átadni neki, külön rögzíteni kell a szerződésben.

Hatóságok előtti képviselet

Ajánlott olyan könyvelőt választani, aki a hatóságok előtt is képviseli ügyfelét. Ezzel nemcsak időt és pénzt spórolhat, de emellett a hatóság előtt a könyvelő azonnal tud reagálni az esetleges szakmai kérdésekre, szakszerűen tudja képviselni partnere érdekeit.

Könyvelő vagy Könyvelő iroda

Érdemes előnyben részesíteni az olyan könyvelőirodát, ahol komplett számviteli szolgáltatást tudnak nyújtani. Szervezeti szinten tehát külön választja a bér- és munkaügyi feladatok ellátását, az adatrögzítést és könyvelést, illetve az adótanácsadást. Ezek a szervezeti egységek egymással közvetlen kapcsolatot tartanak, egymás munkájára építenek az ügyfél teljes körű kiszolgálása érdekében. Mindent az a szakember lát el, aki a megfelelő szakértelemmel és képzettséggel rendelkezik.

Úgy érzi Ön az egyetlen ügyfele a könyvelő irodának

Fontos, hogy a könyvelő nem csak adatokat rögzítsen, hanem elemezzen, összegezzen, tanácsot adjon, minden partnerét egyediként kezeljen, alkalmazkodjon a vállalkozások sajátosságaihoz, rugalmasan reagáljon a kérdésekre. Naprakészen tájékoztassa partnereit a vállalkozásuk gazdasági helyzetéről, mindig időben értesítse az aktuális befizetési kötelezettségekről.

Könyvelési díj

Az ár egy fontos tényező, de javasoljuk ne ez legyen az elsődleges szempont, mert sokszor csak később derül ki, hogy az olcsó könyvelő milyen drága is tud lenni, ha több millió forintos kárt okoz egy ügyfélnek.

Mindkét félnek jobb, ha a könyvelési díj változó, az elvégzett munkával és a kockázatvállalással arányos. Ez akkor lehetséges, hogy ha a bizonylatszám, könyvelési tételszám, értékben kifejezett forgalom, dolgozói létszám és az egyéb igénybevett szolgáltatások tételes adataiból számítódik ki a havi könyvelési díj.

Szerződéskötés előtt tisztázza a könyvelővel

  • A tevékenység bejelentési kötelezettségét
  • Adózási formát
  • Áfakörben maradás kérdését
  • Számlák leadásának rendszerességét, módját, idejét
  • Pénztár vezetésének kérdéseit
  • Vállalkozásra vonatkozó adónemeket
  • A cég eredményeiről szóló tájékoztatás rendszerességét
  • Bérszámfejtés kérdéseit
  • Kötelező céges dokumentumok kérdését
  • Könyvelői hibákra vonatkozó garanciákat
  • Felelősségbiztosítással rendelkezik-e a könyvelő?